Akuntansi Perhotelan – Pembelian Bahan, Biaya Beserta Dokumen dan Laporan Yang Dihasilkan - MateriSMK

Pengertian Biaya

Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan (revenues) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan. Sedangkan harga pokok (cost) adalah jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang dalam bentuk kas yang dibayarkan atau nilai aktiva lainnya yang diserahkan/ dikorbankan atau tambahan modal, dalam rangka pemilikan barang dan jasa yag diperlukan perusahaan baik pada masa lalu (harga perolehan yang telah terjadi) maupun pada masa yang akan dating (harga perolehan yang akan terjadi).

Pengendalian merupakan proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan-laporan apakah pelaksanaan tidak menyimpang dari tujuan yang sudah ditentukan. Jadi dapat dikatakan bahwa pengendalian biaya adalah proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan atas jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang dalam rangka pemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik pada masa lalu maupun masa yang akan datang.

Pengendalian Biaya

Proses pengendalian biaya mempunyai tujuan untuk meningkatkan efesiensi operasi perusahaan. Pengendalian biaya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu:

1.Aliran biaya.

Jika dilihat dari aliran biaya, maka proses pengendalian biaya dari produk yang akan dijual, diperoleh dari proses pengadaan bahan dan proses pengolahan bahan mentah menjadi barang yang siap dijual, dengan aliran biaya produksi sebagai berikut:

Pencatatan biaya sebagai pembelian bahan baku dalam persediaan bahan baku.
Pengolahan bahan baku dan dikombuinasikan dengan biaya tenaga kerja langsung serta bahan penolong, menjadi barang dalam proses.
Merubah barang dalam proses menjadi barang yang siap dijual.

-Unexpired product cost merupakan biaya yang dikeluarkan sampai bahan baku menjadi barang jadi, selama belum terjual belum merupakan biaya tapi merupakan aktiva.

-Expired cost, setelah barang tersebut dijual atau sering disebut juga dengan harga pokok penjualan makanan dan minuman (cost of food and baverage sold).
Secara sederhana proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

2.Aliran dokumen

Dokumen dalam suatu perusahaan dipakai sebagai alat komunikasi antara bagian dan sebagai bukti transaksi ytang mendukung dalam penyiapan laporan biaya (cost report):

a. Aliran dokumen pengadaan bahan/barang

Untuk melakukan aktivitas harian, hotel memerlukan persediaan barang maupun bahan untuk melancarkan aktivitas hariannya. Barang atau bahan yang diperlukan biasanya digunakan untuk kepentingan room, POMEC maupun penyediaan food & beverage.

Keterangan:

PR = purchase requisition

PO = purchase order

MI = memorandum invoice

DRR = dialing receiving report

b . Aliran dokumen pengambilan bahanuntuk operasional hotel

Setelah barang tersedia di general store maupun di daily store, barang akan dikeluarkan sesuai permintaan dari masing-masing departemen yang ada di hotel.

3. Pembelian Persediaan

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang lain, dimana barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan (inventory) sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar dan tingkat perputaran persediaan.

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:

Menjaga kontinuitas usaha
Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
Membuat perencanaan pembelian yang optimal
Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
Mencegah slow moving item

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

Temperatur ruangan
Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
Metode penyimpanan barang
Sistem ventilasi

4. Bagian Yang Terlibat pada Pembelian Persediaan

Departemen yang membutuhkan
Gudang (Storeroom)
Pembelian (Purchasing)
Penerimaan (Receiving)
Cost Control
Hutang (Account Payable)

5. Dokumen Yang Digunakan pada Pembelian Persediaan

Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
Memorandum Invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik.
Daily Receiving Report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
Quatation Analysis Price (QAP), merupakan daftar dari barang-barang yang akan dibeliyang digunakan sebagai pembanding.
Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang.
Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan mana barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat control oleh cost control.

6. Prosedur Penerimaan Kas pada Pembelian Persediaan

a. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika bang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuatt oleh bagian gudang jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan kepada:

Cost Control, sebagai alat control
Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
Gudang atau departemen yang memerlukan.

b.Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO dimana harus mendapatkan persetujuan Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan kepada:

Supplier yang ditunjuk
Cost Control, sebagai control
Gudang, sebagai informasi pembelian
Account Payable,sebagai dasar untuk mencatat hutang
Purchasing, sebagai asip

c.Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.

d.Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh peerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan persetujua (approval)dari:

Untuk gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kualitasnya
Cost control untuk persetujuan harga
Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang MI

pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:

Cost Control, sebagai control
Gudang, sebagai informasi pembelian
Purchasing, sebagai asip
Account Payable,sebagai dasar untuk mencatat hutang
Supplier, sebagai pendukung benagihan

e.Bagian Gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyiapkan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.

f.Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian tersebut dalam cadex,dan account payable akan mencatanya pada hutang usaha.

g.MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar pembuatan daily receiving report.

7. Laporan Yang Dihasilkan pada Pembelian Persediaan

Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

Daftar Pustaka

Widanaputra, A.A. G.P; Suprasto, Herkulanus Bambang; Aryanto, Dodik; Sari, MM. Ratna.2009.AKUNTANSI PERHOTELAN Pendekatan Sistem Informasi Edisi Pertama.Yogyakarta:Graha Ilmu.

Demikian Penjelasan Tentang Akuntansi Perhotelan – Pembelian Bahan, Biaya Beserta Dokumen dan Laporan Yang Dihasilkan . Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Materi Lainnya.

Penelusuran yang terkait dengan makalah akuntansi perhotelan

jurnal akuntansi perhotelan
makalah mengenai akuntansi
latar belakang accounting hotel
makalah manajemen keuangan hotel
perbedaan akuntansi hotel dengan akuntansi umum
contoh makalah akuntansi yang baik dan benar
contoh makalah tentang ekonomi akuntansi
istilah accounting hotel

Akuntansi Perhotelan – Pembelian Bahan, Biaya Beserta Dokumen dan Laporan Yang Dihasilkan