Pengertian Reservasi Adalah - Klasifikasi, Macam - Macam, Sistem Penanganan, Penanganan Reservation dan Jenis-jenis laporan Bagian Reservasi


Pengertian Reservasi.

Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital, ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi, produk dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi komunikasi.
Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu. 
 
 

 

Tugas & Tanggung jawab Reservation Section

Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. 
Adapun rincian tugas reservation staff yaitu: 
  1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
  2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
  3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll
  4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
  5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
  6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list)
  7. Memproses perubahan pemesanan kamar
  8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
  9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
  10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit
  11. Membuat laporan reservasi
  12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat.

 

Klasifikasi reservasi

  • Individual Reservation - Reservasi pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Reservasi ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (Normal Rates/ Package Rates/ Family Plan Rates).
  • Group/ Tour Reservation - Reservasi pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (Discount Rates/ Group Rates).
  • Conference Reservation - Reservasi pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan eksibisi atau pertemuan di hotel. Reservasi ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga yang diberikan biasanya adalah harga komersial (Commercial Rates).

 

Macam - Macam Reservasi

1 Guaranteed Reservation

Guaranteed Reservation adalah suatu reservasi pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan. Tujuan dari penjaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Hal ini biasanya dilakukan pada saat musim ramai (Peak Season/ High Season).
Adapun jenis-jenis dari Guaranteed Reservation adalah :

  • Pre-payment Adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar. (Full payment is required before the day of arrival).
  • Credit Card Jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan Kartu Kredit.
  • Advance Deposit Adalah pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu paling sedikit harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal. 
  • Contractual Agreement (Corporate) Sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan.
  • Travel Agent - Penjaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak Biro Perjalanan.

 

2 Non-guaranteed Reservation

Non-guaranteed Reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertakan jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Biasanya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah state reservation cancellation time.

 

Alat, media, metode atau cara reservasi

Alat, media, metode atau cara yang digunakan oleh calon tamu dalam melakukan pemesanan kamar antara lain :

  • Telephone
  • Letter
  • Facsimile
  • E-mail (Hotel Web Site)
  • Computer Terminal
  • Personal   

Sumber pemesanan kamar.

  •  In Person (Direct Reservations)
  • Airline
  • Travel Agent (Agencies)
  • Company/ Corporate
  • Inters All Agency (Airline Reservation Office, Car Rental Companies, Even Organizer and Hotel Properties)

 

Sistem penanganan reservasi

1.Manual System (Penanganan Reservasi Dengan Cara Manual)

  • Seluruh informasi pemesanan kamar dicatat pada formulir reservasi (Reservation Form) kemudian data reservasi dipindahkan pada Slip atau Buku Harian Reservasi (Reservation Slip/ Diary)
  • Tabel yang digunakan biasanya adalah Conventional Reservation Chart (CRC) atau Density Chart dimana seluruh pemesanan kamar yang telah diterima dimasukkan pada tabel tersebut berdasarkan bulan.

2. Computerized Reservation System (Penanganan Reservasi Dengan Sistem Komputer)
Computerized System dapat digunakan sebagai bagian dari Manual System. Informasi data pemesanan kamar dicatat pada Formulir Pemesanan Kamar secara manual, kemudian data tersebut dipindahkan ke dalam komputer.
 

Penanganan Reservation Amendment, Cancellation, and No- Show

1.  Amendment of Reservation
Yang dimaksud dengan amendment of a reservation adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan. Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu dengan alasan tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu pemesanan kamar antara lain :

  • Perubahan tanggal tiba atau tanggal berangkat
  • Perubahan jenis kamar atau jumlah tamu yang menginap

2. Cancellation of Reservation
Cancellation of reservation adalah pembatalan atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan karena alasan tertentu.
3.  No-Show (DNA: Do Not Arrival)
Adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya:


Jenis-jenis laporan bagian reservasi

Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-laporan reservasi. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (Room Sales) dengan melalukan pengawasan yang akurat tentang Room availability (Kamar yang tersedia untuk dijual) dan Forecasting of Potential Room Sales (Ramalan tentang potensial penjualan kamar dimasa mendatang). Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda, hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat dibawah ini.

  1. Reservation Transaction Report Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.
  2. Expected Arrival and Expected Departure List Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.
  3. Room Availability Report - Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dijual.
  4. Group Status Report - Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
  5. Special Arrival List - Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
  6. Turn-away Report - Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak (hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalami Fully Booked atau Over Booking)
  7. Revenue Forecast Report - Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan dimasa yang akan datang.
  8. Reservation Histories - Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays dan understays

 

 Baca  Juga: Psikologi Hotel - Pentingnya Psikologi, Pelayanan, Kinerja dan Tanggung jawab

 

Demikian Penjelasan Tentang Pengertian Reservasi Adalah - Klasifikasi, Macam - Macam, Sistem Penanganan, Penanganan Reservation dan Jenis-jenis laporan Bagian Reservasi. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi  Materismk.my.id   Untuk Mendapatkan Materi Lainnya.

 

Penelusuran yang terkait dengan Tanggung Jawab & Tugas Seorang Reservation

  • tugas dan tanggung jawab reservation manager
  • tugas dan tanggung jawab reception
  • tugas reservasi travel
  • sebutkan tugas dan tanggung jawab pada section di reception
  • apa yang menjadi tanggung jawab dari staff atau clerk
  • manfaat reservasi bagi hotel
  • jenis-jenis laporan reservasi
  • apakah perbedaan dari reservasi konferensi dan reservasi group

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel