Accounting Department

Bagian Accounting dalam hotel bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional keuangan. Jumlah orang di Bagian Accounting tergantung pada pengelolaan keuangan orang yang bersangkutan. Staf Accounting perusahaan lokal dalam pembentukan instansi, mereka mengumpulkan dan mengirimkan data, serta bertanggung jawab untuk hasil operasi perhitungan secara aktual. Sebagai contoh adalah daftar waktu dilanjutkan pada kantor instansi di mana daftar gaji karyawan ditarik dan dikirim kembali ke Bagian Accounting setiap hari, setiap minggu, atau waktu yang telah ditentukan. Laporan pendapatan kemudian diketik lalu dikirim ke kantor pusat. buas membayar semua rekening, mengirim laporan, menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi daftar gaji dan menulis daftar gaji, mengakumulasi data operasi (pendapatan dan biaya), dan mengumpulkan laporan pendapatan bulanan. Selain itu, mereka membuka rekening bank, mengamankan uang perusahaan, mengatur semua kegiatan di Bagian Accounting.

Pembagian Kerja dalam Accounting Department

Istilah dalam Accounting Perhotelan

Accounting : bagian yang menangani keuangan hotel baik pemasukan maupun pengeluaran
Company Account : pencatatan dalam laporan keuangan transaksi antar cabang dari perusahaan yang sama
Account : bagian pembukuan yang menangani data-data pengeluaran di hotel
Charge : biaya
Extra Charge : biaya tambahan
Reimbushment : uang penggantian uang karyawan untuk membeli bahan operasional
Compliment : tidak dikenakan biaya (gratis)
Patty Cash : dana kas kecil
Posting : pemindahan dari captain order ke guest bill
Corkage Charge : biaya yang dikenakan untuk makanan dan minuman yang dibawa dari luar
Cover Charge : biaya yang dikenakan kepada setiap pengunjung yang datang
Banquet : sub.department dari F&B yang bertugas untuk menjual function room, serta fasilitas hotel lainnya
Officer's Check : bill yang diperuntukkan untuk karyawan yang memegang keputusan (manager) di restaurant
Cancellation : pembatalan oleh pihak pemesan, bahwa mereka tidak jadi menggunakan fasilitas hotel
Cancellation Fee : biaya yang dikenakan atas dasar pembatalan pemesanan

Pembagian Kerja dalam Accounting Department

1. Accounting and Office Manager

Jabatan : Accounting and Office Manager

Bagian : Accounting Department

Seksi : -

Atasan Langsung : General Manager

Bawahan Langsung : Assistant Accounting and Office Manager, Credit Manager, Cost Control Supervisor, Store Keeper Supervisor, Purchasing Supervisor

a. Fungsi

Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Accounting Department yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, penyusunan laporan keuangan, dan pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang menyangkut aspek keuangan maupun operasional, serta menyusun anggaran perusahaan, melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh General Manager dan melaksanakan fungsi-fungsi Manager di Accounting Department

b. Uraian Tugas

1) Tugas Harian (Daily)

meneliti seluruh kepala seksi Accounting Department yang hadir sesuai jadwal waktu kerja (work time schedule) yang berlaku
meneliti dan menandatangani daily income summary general cashier report
meneliti dan menandatangani deposit income ke bank atau setoran income ke direksi (owning company)
meneliti dan menandatangani daily sales report
meneliti dan menandatangani daily collection report atau hasil pengutipan dan account receivable yang disetorkan ke Front Office Cashier
meneliti dan menandatangani allowance atau rebate credit yang ada
meneliti dan menandatangani semua purchase request (PR) yang ada untuk persetujuannya
meneliti dan menandatangani untuk persetujuannya yang menyangkut semua pembayaran advance payment, cash/check request, cash disbursement voucher, voucher payable, reimbursement, dll.
menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di Accounting Department dan jalan keluarnya
melaksanakan instruksi-instruksi dari General Manager
membantu dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul baik dan manajemen maupun dari departemen lain apabila diminta pertimbangannya
meneliti dan melakukan tindak lanjut seluruh laporan harian dari departemen-departemen yang masuk ke Accounting Department
meneliti dan menandatangani daily flash food cost report
meneliti, melakukan tindak lanjut, dan mengkoordinir atas penyelesaian out standing balance of accounts receivable baik guest active (in the house) maupun city ledger
meneliti, melakukan tindak lanjut, dan mengoordinir atas penyelesaian out standing balance of account payable (hutang rekanan) dan other payable

2) Tugas Mingguan/Sepuluh Hari (Ten Days)

meneliti dan menandatangani laporan mingguan darn cost control:weekly report food sales & cost by outlets, weekly report beverage sales, cost & over or short by outlets, weekly report beverage actual sales, potential sales & cost by outlets
meneliti dan melakukan tindak lanjut ten days report for cast dari Front Office
mengkoordinir weekly inventory food & beverage dan Cost Control

3) Tugas Bulanan (Monthly)

mengoordinir penyusunan laporan keuangan atau financial statement dan melakukan koreksi-koreksi yang diperlukan
meneliti dan menandatangani serta membuat komentar untuk laporan keuangan atau financial statement
meneliti dan menandatangani semua bank reconciliation
meneliti dan menandatangani semua journal voucher entry yang ada beserta journal adjustment yang ada
mengoordinir monthly inventory yang dilakukan oleh Cost Control
minimal sebulan sekali mengadakan check on the spot: house bank general cashier, house bank & income FOC dan rest & bar cashier, receiving, store, accounts payable card, accounts receivable card, cardex guest bill di FOC dan details of nett out standing
memimpin rapat Accounting Department yang membahas masalah yang timbul dan mencari jalan keluarnya, serta melaporkan secara tertulis kepada manajemen
meneliti, menandatangani, dan melakukan tindak lanjut aged trial balance of accounts receivable
meneliti, menandatangani, dan melakukan tindak lanjut age trial balance of account payable
meneliti dan melakukan tindak lanjut cost control reconciliation
menandatangani jadwal kerja dan Accounting Department

4) Tugas Tengah Tahunan (Six Months)

mengoordinir semi annual inventory oleh Cost Control yang menyangkut fixed assets dan operating equipments
meneliti dan menandatangani replacement & consumption operating equipments dan Cost Control

5) Tugas Tahunan (Yearly)

mengoordinir yearly inventory secara keseluruhan yang menyangkut food & beverage and supplies, fixed assets, dan operating equipments
meneliti dan menandatangani inventory book
mengadakan adjustment & correction untuk semua accounts yang terjadi.
membantu manajemen dalam penyusunan goals action plan dan anggaran yang meliputi marketing plan atau marketing objectives, payroll budget, profit & loss statement budget, cash flow budget, operating equipment budget, dan budget investasi
memberikan penilaian atas kecakapan/prestasi karyawan dan staf Accounting Department
menyusun program rencana kerja Accounting Department

6) Tugas-Tugas Lain (Insidental)

mengadakan survei pasar
inspeksi ke Accounting Section
mengadakan konfirmasi atas:Balance of Accounts receivable, Balance of Accounts payable, konfirmasi hotel owning company accounts
menghadiri meeting:Rapat Kepala Departemen & Operating Meeting, Rapat Credit Department, Rapat departemen lain apabila diundang

2. Assistant Accounting and Office Manager

Jabatan : Assistant Accounting and Office Manager

Bagian : Accounting Department

Seksi : General Accounting Section

Atasan Langsung : Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung : general Cashier, Income Auditor, Accounts Payable, Department Head Secretary, Paymaster, Rest and Bar Cashier Supervisor, Book Keeper

a. Fungsi

bertanggung jawab atas kelancaran operasional di General Accounting Section yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, khususnya dalam penyusunan laporan keuangan serta membantu Accounting and Finance Manager dalam menyusun anggaran perusahaan, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Accounting and Office Manager, serta mewakili tugas-tugas Accounting and Office Manager apabila tidak di tempat atau tidak hadir

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

meneliti seluruh staf General Accounting yang hadir sesuai jadwal kerja yang berlaku
membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pembuatan daily income summary general cashier report sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan deposit income ke bank atau setoran income ke direksi (owning company) sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku.
membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pencatatan transaksi cash receipt ke dalam cash receipt book sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
membimbing dan meneliti agar pelaksanaan pembayaran baik dengan cash maupun check/bilyet giro sesuai dengan ketentuan yang berlaku
membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pencatatan transaksi cash payment dan check payment ke dalam cash & check register sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pembuatan daily sales report, pencatatan sales pada sales book, dan allowance pada allowance book sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pembayaran utang rekaan (accounts payable) dan pencatatan pada account payable book sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan pengutipan (collection) dan pencatatan accounts receivable pada city ledger control book sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
membimbing dan mengawasi agar pelaksanaan penerimaan barang di rest & bar cashier dan outlet lain serta laporan daily summer of sales F & B sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku
melaksanakan tugas-tugas lain yang diinstruksikan oleh Account and Office Manage
mencatat transaksi atau mutasi dan bank pada buku bank
menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di General Accounting Section dan jalan keluarnya

2.Tugas Bulanan (Monthly)

meneliti semua jurnal voucher yang masuk sesuai dengan Chart of Accounts yang berlaku
meneliti semua laporan-laporan dari seluruh departemen yang masuk, baik yang menyangkut aspek operasional maupun keuangan dan membuat jurnalnya
membimbing dan mengawasi pencatatan seluruh jurnal ke dalam buku besar dan pembuatan Trial Balance
membimbing dan mengawasi pembayaran Service Charge maupun sales untuk karyawan serta pencatatan pada Salary Book
membuat Bank Reconciliation
membuat jurnal-jurnal yang diperlukan termasuk adjustment
memberikan paraf pada semua jurnal voucher untuk kebenarannya sesuai Charge of Accounts yang berlaku
membuat atau mengisi semua formulir yang ada untuk Financial Statement (laporan keuangan) dengan lengkap
membuat jadwal kerja untuk General Accounting Section pada setiap akhir bulan untuk bulan berikutnya
menghadiri rapat Accounting Department

3.Tugas 6 Bulanan (Six Months)

Membuat adjustment untuk Reserves of Replacement Operating Equipment Journal

4.Tugas Tahunan (Yearly)

meneliti kembali semua jurnal yang telah dibukukan ke dalam buku besar dan membuat koreksi atau adjustment yang diperlukan
membantu Accounting and Office Manager dalam penyusunan anggaran perusahaan dan goals action sheet
membantu Accounting and Office Manager dalam penyusunan Annual Report atau laporan tahunan keuangan dan Inventory Book
memberikan penilaian atas kecakapan/prestasi kerja karyawan General Accounting Section
menyusun program rencana kerja

5.Tugas-Tugas Lain (Insidental)

mengadakan inspeksi ke seksi rest & bar cashier
menghadiri meeting apabila diundang
mewakili tugas-tugas Accounting and Office Manager apabila berhalangan atau tidak hadir, sesuai dengan pelimpahan wewenang yang diberikan

3. Cost Control Supervisor

Jabatan : Cost Control Supervisor

Bagian : Accounting Department

Seksi : Cost Control Section

Atasan Langsung : Accounting and Office manager

Bawahan Langsung : Food Controller, Beverage Controller, Supplies and Property Controller, Receiving Clerk

a. Fungsi

bertanggung jawab dalam kelancaran operasional yang menyangkut pengendalian dan pengawasan harga pokok penjualan (Cost of Good Sold) dan biaya (Expenses) dari seluruh departemen, serta peralatan operasi (Operating Equipment) dan harta tetap (Fixed Assets)
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Accounting and Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan, serta juga bertanggung jawab atas penerimaan barang penyimpanan dan pengeluaran barang

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

meneliti staf Cost Control Section yang hadir sesuai jadwal kerja yang berlaku
membimbing dan mengawasi pelaksanaan kerja
meneliti Receiving Report (RR) atas kelengkapan dokumen dan otorisasinya dari pejabat yang berwenang, antara lain:ketentuan yang tercantum dalam Purchase Request, ketentuan yang tercantum dalam Purchase Order, nota (invoice) dari vendor yang bersangkutan atau Notive of Arrival dan Receiving apabila barang datang tanpa invoice (nota)
melakukan posting ke dalam cardex semua barang yang diterima dari Food, Beverage, Supplies, dan Operating Equipments berdasarkan Receiving Report
melakukan posting ke dalam fixed assets register semua barang fixed assets yang diterima berdasarkan Receiving Report
melakukan posting ke dalam cardex semua pengeluaran barang dari Food, Beverage, Supplies, dan Operating Equipments berdasarkan Store Room Requisition
pricing Requisition dan Inter Kitchen & Bar Transfer dalam Food Cost Book dan Beverage Cost Book
pricing Requisition ke dalam Supplies Book
verifikasi voucher payable atas pembelian food, beverage, dan supplies
membuat Daily Flash Food Cost
meneliti dan menyimpan Employees Meals Report
membuat Beverage Daily Sheet

2. Tugas Mingguan (Weekly)

membuat Weekly Food Cost Report
membuat Weekly Beverage Cost & Potential Analysis
membuat Weekly Report of Employees Meals
mengadakan Inventory Food & Beverage pada setiap outlets

3.Tugas Bulanan (Monthly)

mengadakan monthly inventory untuk food, beverage, dan supplies di general store maupun di seluruh departemen
membuat food reconciliation dan journal voucher
membuat beverage reconciliation dan journal voucher
membuat material supplies reconciliation dan journal voucher
membuat employees meals report
membuat summary of officers check dan entertaining report
membuat summary of food history record
menghadiri rapat Accounting Department

4. Tugas Tengah Tahunan (Six Months)

mengadakan semi annual inventory untuk operasional di seluruh outlets dan general store
membuat operating equipment reconciliation/replacement

5. Tugas Tahunan (Yearly)

membuat program kerja.
memberikan penilaian kecakapan/prestasi kerja karyawan.
mengadakan annual inventory untuk operating equipment dan fixed assets.
membuat operating equipment reconciliation/replacement.
membuat inventory book untuk seluruh inventory, operating equipments, dan fixed assets.

6. Tugas-Tugas Lain (Insidentil)

membuat standard recipe calculation & yield test
membuat standard cocktail recipe calculation
mengadakan market survey

4.Store Keeper Supervisor

Jabatan : Store Keeper Supervisor

Bagian : Accounting Department

Seksi : Stone Room

Atasan Langsung : Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung : Food and Beverage Store Keeper, Material and Supplier Store Keeper

a. Fungsi

bertanggung jawab atas penyimpanan, keselamatan, dan pengeluaran barang-barang persediaan maupun peralatan operasi yang disimpan di General Store Room, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Accounting and Office Manager

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

menerima barang dan meneliti kembali barang-barang yang diterima oleh Receiving berdasarkan Receiving Report disertai data dokumen yang lengkap
memisahkan barang-barang yang akan disimpan sesuai dengan klasifikasi dan penempatannya masing-masing, sebagai berikut: kelompok makanan (food), kelompok minuman (beverage), kelompok materials dan supplies, operating equipment, fixed assets
semua barang-barang yang diterima dibuatkan dan dicatat dalam masing-masing Bin Card
mengeluarkan barang-barang Store Room Requisition dan mencatat masing-masing barang di dalam Bin CarD
membuat Purchase Request untuk barang-barang yang stoknya sudah menipis dan menandatangani Purchase Request yang bersifat Re-order Level
menandatangani dan meneliti Purchase Request yang bersifat Direct Purchase (Direct Issue) yaitu barang yang segera dibutuhkan oleh departemen, tetapi tidak tersedia di gudang
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Accounting and Office Manager dengan layak yang berhubungan dengan kedinasan

2.Tugas Mingguan (Weekly)

bersama-sama dengan Cost Control mengadakan Weekly Inventory khusus Food and Beverage di General Store Room

3. Tugas Bulanan (Monthly)

bersama-sama dengan Cost Control mengadakan Monthly Inventory untuk makanan, minuman, dan persediaan di General Store Room
membuat Store Room Consumption Analysis
menghadiri rapat Accounting Department

4.Tugas Tengah Tahunan (Six Months) bersama-sama dengan Cost Control mengadakan inventory khusus Operating Equipment di General Store Room

5.Tugas Tahunan (Yearly)

bersama-sama dengan Cost Control mengadakan inventory tahunan yang mencakup seluruh barang-barang yang disimpan di General Store Room

Demikian Penjelasan Tentang Accounting Department - Tugas dan Tanggung Jawab Accounting and Office Manager, Assistant Accounting and Office Manager , Cost Control Supervisor dan Store Keeper Supervisor Secara Lengkap. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Materi Lainnya