Membersihkan Dan Menyimpan Trolley Serta Komponen Room Attendant Trolley Secara Lengkap

Menata Perlengkapan dan Trolley

Tugas dari seorang pramu graha sangat rumit dan luas. Waktu yang tersedia cukup terbatas, oleh karena itu berusahalah menepati waktu dan menggunakannya dengan efektif dan efisien. Dengan memanfaatkan waktu yang efektif dan efisien maka hasil yang dicapai akan maksimal.

a. Persiapan diri (Penampilan)
Yang dimaksud denganpenampilan room attendant adalah penampilan dari segi fisik maupun mental yang dapat dipertanggung jawabkan perwujudannya, baik kepada tamu, atasan, maupun sesame karyawan dan sikap yang sopan selalu siap melaksanakan tugas dengan penuh keramahan dan rasa tanggung jawab. Dalam melaksanakan tugas ini Room Attendant berhubungan langsung dengan tamu. Untuk itu menjaga kebersihan dan kerapihan dari ujung rambut sampai ke ujung kaki merupakan hal yang wajib dilaksanakan. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :

Berpenampilan rapih dan bersih serta sopan
Rambut pendek diatas kerah
Bagi wanita bila rambut panjang harus diikat/digelung
Tidak mengenakan assesories yang berlebihan
Tidak menggunakan make-up yang berlebihan
Tidak berkumis/berjenggot bagi laki-laki
Kebersihan tangan, kaki, badan tidak berbau, kuku tidak diperbolehkan panjang
Kebersihan gigi

Gunakan uniform yang sesuai (right size, good quality, clean and good condition,) dan digunakan hanya untuk kerja

b. Persiapan Peralatan
Sebelum menjalankan tugasnya masing-masing, seperti mengambil kunci kamar di Housekeeping Office dan mengambil room attendant sheet dengan wajah yang ceria, maka Room Attendant harus mempersiapkan peralatan kerja yang meliputi :
formulir pramugraha (roomboy sheet), kunci kamar, pulpen
atau pensil, buku catatan (block note) termasuk linen dan
guest supplies, dan menempatkannya dengan rapi ke dalam
room attendant trolley.
Khusus untuk penempatan linen di dalam room attendant trolley cukup untuk setengah hari kerja saja, dan sisanya akan disiapkan kembali setelah jam istirahat. Disamping itu juga perlu juga disiapkan guest supplies, untuk mengganti guest supplies yang dipakai tamu dalam kamar. Tempatkan guest supplies di dalam room attendant trolley, dan jangan membawa guest supplies terlalu banyak, bawalah guest supplies secukupnya saja.. Sebelum room attendant mempersiapkan linen, guest supllies atau peralatan kerja, mereka harus memeriksa kondisi dari pada trolley (andai kata ada kerusakan, cepat segera dilaporkan kepada supervisor) dan membersihkan trolley tersebut. Susunlah penempatan linen & guest supplies di dalam room attendant trolley sesuai dengan standard dan prosedur yang telah ditetapkan. Dengan kesiapan tersebut, seorang pramu graham dapat mulai bekerja dan memeriksa semua kamar yang akan dikerjakan. Kondisi atau status kamar itu di tulis dalam formulir pramu graha, kemudian dilaporkan atau dicatat oleh atasan atau penyelia (floor supervisor)

c. Menata Perlengkapan
Berdasarkan hasil pemeriksaan kondisi atau status kamar, seorang pramu graha dapat menghitung jumlah kamar yang akan dibersihkan, ini berarti bahwa jumlah lena yang diperlukan dapat diketahui. Berdasarkan jumlah lena yang diperlukan, seorang pramu graha melengkapi lena dan perlengkapan lainnya pada kereta pramu graha sesuai dengan kebutuhannya. Kereta kerja pramu graha, atau disebut “Room Attendant Trolley” adalah kereta kerja yang digunakan oleh pramu graham untuk membawa lena dan perlengkapan lainya dalam melaksanakan pekerjaannya. Didalam kereta ini seluruh keperluan untuk membersihkan dan melengkapi kamar tamu disimpan sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian Room attendant Trolley digunakan untuk memperoleh cara kerja yang efektif dan efisien, dan oleh karenanya Room attendant/roomboy/maid dapat membawa sekaligus seluruh peralatannya sesuai dengan yang dibutuhkan.
Persiapan untuk seluruh perlengkapan yang harus dibawa dengan menggunakan Room Attendant Trolley tersebut diatur sedemikian rupa sehingga dapat memudahkan pramu graha di dalam mendapatkan alat yang diperlukan. Pekerjaan untuk menyiapkan kelengkapan room attendant trolley harus dilakukan oleh pramu graha sebelum dan sesudah waktu kerja mereka.

Komponen Room Attendant Trolley

Dalam Melaksanakan Tugasnya room attendant harus mengetahui komponen - komponen room attendant trolley pada gambar dibawah ini.

1. Rak yang digunakan untuk menampung guest supplies.

2. Kantong yang digunakan untuk menampung sampah.

3. Kantong yang digunakan untuk menampung linen kotor ( Dirty Linen/Soil ).

4. Rack yang digunakan untuk menampung linen bersih ( Cleaning Linen ).
5. Roda Trolley.

a. Room Linen

1) Bed Sheet

2) Pillow Case

3) Bath Towel

4) Hand Towel

5) Bath Mat

6) Face Towel

b. Cleaning Supplies

1) Glass Cleaner

2) Floor Cleaner

3) Wood Polisher

4) Multi Popuse Cleaner

5) Toilet Bowl Cleaner

6) Air Freshener

7) Insect Sprayer

c. Cleaning Equipment

1) Floor Broom

2) Carry Caddy

3) Hand Brush

4) Soft Cloth

5) Cotton Cloth

6) Chamois Cloth

7) Sanitary Cloth

8) Glass Cloth

9) Floor Cloth

10) Toilet Bolw Brush

11) Hand Glove

12) Paint Brush

14) Dust Pan

15) Mop Set

16) Cleaning Knife

17) Bottle Sprayer

18) Sponge

19) Glass Wipper

20) Bucket

d. Guest Supplies

Give Aways

1) Bath Soap

2) Hand Soap

3) Conditioner

4) Shampoo

5) Bath Foam

6) Sewing Kit

7) Dental Kit

8) Shaving Kit

9) Emery Board

10) Toilet Paper

11) Cotton Bud

12) Facial Tissue

13) Mineral Water

14) Shower Cup

15) Disposal Bag

16) Glass Bag

17) Tea

18)Sugar

19) Coffee

20) Creamer

e. Guest stationaries

1) Guest Comment

2) Envelope

3) Letter Head

4) Post Card

5) Door Knob Menu

6) Hotel Map

7) Folder

8) Stamp

9) Stiker

10) Pencil

11) Pen

f. Folmulir kerja

1) Roomboy/maid Control Sheet.

2) Lost & Found.

3) Work Order.

g. Extra

1) Honney Moon Set up

2) Flower Decoration

3) Fruit Plater

Semua alat dan bahan pembersih yang sangat banyak, dipergunakan setiap saat oleh karyawan yang cukup banyak. Agar supaya alat dan bahan pembersih itu dapat dipergunakan secara efektif maka perlu diadakan penggudangan yang teratur, baik oleh pihak pekerja maupun oleh pengawas atau penyelia.

Tindakan kontrol yang baik adalah pada saat pengambilan, pemakaian, dan sebelum penyimpanan.

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam kontrol dan penggudangan alat-alat dan bahan pembersih adalah sbb:

Penggudangan sapu dan sikat

Kotoran yang melekat harus disikat
Sikat dan sapu hendaknya digantung
Disimpan dalam keadaan kering
Sikat yang tidak bisa digantung harus ditengadahkan

Penggudangan Alat penampung (container)

Harus bersih dan kering
Ditumpuk dengan rapi untuk menghemat tempat

Penggudangan Lena (linen)

Harus bersih dan kering
Dilipat dan diatur dengan rapih
Dikelompokan menurut jenisnya

Penggudangan alat-alat pelindung dan pembantu :

Harus dalam keadaan bersih dan kering
Diatur dengan rapi supaya tidak menggangu lalu lintas dan menghemat ruangan atau tempat.

Penggudangan alat-alat mekanik (Vacuum Cleaner)

Bersihkan seluruh bagian alat itu
Kabel harus dililitakan dengan rapi
Periksa seluruh komponennya
Secara periodik diadakan pemeliharaan dan perbaikan

Penggudangan alat bahan pembersih

Dikelompokan menurut jenisnya
Ditempatkan pada tempat yang telah ditentukan
Ditutup dengan ketat dan rapi
Sebaiknya setiap tempat atau container berisi nama atau merk bahan pembersih yang ada didalamnya
Perhatikan petunjuk-petunjuk tertentu (jangan ditaruh dengan korek api, jangan dibalik, disimpan yang teduh, ditutup engan rapat dsb)

Cara penggudangan yang baik tindakan yang dilakukan untuk mencegah hilangnya alat dan bahan pembersih dalam kegiatan sehari-hari:

Mencatat semua alat dan bahan pembersih yang diambil pada “equipment and supplies daily control sheet”
Mencatat supplies yang habis dalam melaksanakan tugas.
Mencocokkan dan mencatat alat serta bahan pembersih sebelum menggudangkan atau menyimpan.

Akses ke Kamar Tamu untuk Pelayanan

1. Status Kamar
Kondisi atau keadaan kamar itu ditulis dengan kode atau simbol, yang umumnya hampir sama untuk semua hotel.
Kode atau Simbol (Istilah Status Kamar)

OC (Occupied ) : Kamar tersebut ditempati oleh tamu
V (Vacant ) : Kamar itu sudah kosong namun belum siap dijual karena belum dibersihkan.
VC (Vacant Clean) : Kamar itu sudah kosong dan sudah dibersihkan namun belum siap dijual
VCI (Vacant Clean Inspected) Kamar itu sudah kosong, sudah dibersihkan dan sudah diperiksa oleh supervisor, sehingga kamar siap untuk dijual
CO (Check Out) : Tamu meninggalkan hotel /kamar dan sudah membayar rekening
SO (Sleep Out) : Tamu sudah check in di hotel namun tamu tersebut tidur diluar ( tidak menempati kamar yang disewa )
DD (Don’t Disturb) : Tamu tidak mau diganggu
DL (Double Lock) : Kamar tersebut dikunci dua kali sehingga tidak bias dibuka dengan kunci kamar
OOO ( Out of Order ) : Kamar tersebut tidak bisa dijual, karena ada kerusakan

Housekeeping extra items:
a. Extra bed
b. Baby cot
c. Iron & iron board
d. Transpormator
e. Con plug
Berdasarkan hasil pemeriksaan kondisi atau status kamar itu, seorang pramugraha bisa menghitung jumlah tempat tidur yang akan dibersihkan. Ini berarti , bahwa jumlah lena yang diperlukan bisa diketahui

2. First Checking
Tujuan dari first cheking ini adalah untuk memeriksa keadaan status kamar secara nyata (riil) dengan status kamar berdasarkan data dari Print Out Computer, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh floor supervisor atau room attendant dipagi hari sambil mengecek cucian tamu (guest laundry)
Prosedure first checking:

Sebelum mengetuk pintu/bel harus diperhatikan ada tanda Disturb Sign atau tidak. Karena kamar-kamar dengan tanda-tanda tersebut tidak boleh diganggu/diketuk/bel.
Setiap mau masuk kamar harus mengetuk/mengebel dengan menyebut roomboy, checking minimal 3x walaupun kita yakin kamar tersebut tidak ada penghuninya.
Kalau tidak ada jawaban, buka pintu pelan-pelan dengan mengucapkan excuse me periksa keadaan kamar dengan seksama, berapa tempat tidur yang dipakai oleh tamu dan apakah ada kerusakan –kerusakan yang ditemukan, kalau ada cepat laporkan kepada Floor Supervisor untuk dibuatkan WO dan segera dikirim ke Engineering.
Kamar kosong (vacant:) periksa apakah segala sesuatunya dalam keadaan baik dan komplit
Kamar Check-out : periksa apakah ada barang-barang hotel yang terbawa oleh tamu atau apakah ada barang-barang tamu yang tertinggal, kalau ada cepat laporkan kepada floor supervisor untuk caeapt di follow-up, juga diinformasikan ke housekeeping office.
Kamar yang tamunya ada didalam kamar, supaya tamunya tidak tersinggung, tanyakan apakah ada Laundry/cucian yang akan dikirim ke Laundry.?
Kamar yang tamunya Sleep Out, laporkan kepada Floor Supervisor agar di Double Lock oleh Duty Manager.
Kamar yang ON/Occupied no luggage. Andaikan tidak ketemu sendiri sama tamunya, laporkan saja sebagai check out room..
Setelah selesai melakukan pemeriksaan, catat hasilnya pada Room Attendant sheet, dan segera laporkan kepada Floor Supervisor. Diwaktu menyalin ke dalam Room Boy sheet, dicatat juga hal yang perlu dari kamar-kamar tersebut.

3. Memasuki Kamar.
Doronglah kereta ke depan pintu kamar yang akan dikerjakan. Letakkan kereta sejajar dengan corridor, jangan sekali-kali menaruh kereta dengan posisi melintang. Usahakan agar kereta tidak menyentuh tembok kamar. Bila kereta itu tertutup pada satu sisinya, hadapkan bagian yang terbuka ke pintu kamar, supaya mudah mengambil dan menaruh perlengkapannya. Setelah kereta ditaruh dengan tepat, ketuklah/tekan bell pintu kamar dengan punggung jari, ketuk jangan terlalu keras dan jangan terlalu lembut. Ketuk pintu 3 kali, sambil menyebut identitas diri atau departemen anda. Jangan sesekali mengetuk pintu dengan kunci atau pulpen, agar supaya pintu itu tidak ternoda atau lecet. Jangan lupa posisi anda harus didepan piping hold agar tamu dapat melihat dari dalam kamar. Kalau tidak ada jawaban, ulangi lagi untuk yang kedua dan ketiga kalinya. Bila tidak ada jawaban pula, masukkan kunci di pintu dan bukalah pintu perlahan-lahan. Andaikata ada tamu yang tertidur tutuplah kembali pintu secara perlahan-lahan, usahakan jangan sampai tamu terbangun. Apabila ternyata tamunya tidak ada di kamar gantunglah tanda pramugraha (room in progress) pada pegangan/tombol pintu sebelah luar. Apabila waktu pintu diketuk ada jawaban dari tamu dan menyuruh anda masuk atau pintunya dibuka oleh tamu, sapalah tamu itu dengan kata-kata yang sopan dan ramah. Kalau anda sudah mengetahui nama tamu tersebut sapalah dengan menyebut namanya. Lanjutkan dengan permintaan untuk mengerjakan kamarnya.

Contoh : “Selamat pagi ……….,
Bolehkah saya mengerjakan kamar bapak sekarang ? atau
Good morning ……… May I clean your room now ?
Setelah kamar tamu dibuka, periksa semua bola lampu, dengan cara menyalakan lampu kemudian mematikannya. Laporkan atau catat bila ada lampu yang mati. Periksa semua perlengkapan yang lain seperti TV, AC, Refrigerator, laci-laci dll supaya jika ada kotoran maupun barang hotel yang hilang segera dapat diketahui, kemudian jangan lupa catat dan laporkan kalau ada kerusakan. Langkah selanjutnya membuka day curtain dan mengatur temperatur AC pada posisi normal/sedang. Ambil sampah dari kamar dan kamar mandi, buang sampah ke dalam kantong plastik yang ada di garbage humper pada kereta trolley. Sebaiknya sampah dimasukkan ke dalam kantong plastik jika disediakan.
Kalau ada alat-alat Room Service (Pelayanan makan dan minum di kamar) keluarkan dan letakkan di servis area, atau hubungi bagian “room service, melalui telepon. Bila ada pakaian tamu yang hendak dicuci, hubungi bagian binatu melalui telepon, atau langsung diantar ke bagian binatu (sesuai dengan ketentuan yang berlaku). Jika harus diantar oleh pramugraha, periksa dan cocokanlah dengan daftar cucian yang telah diisi oleh tamu.

Penelusuran yang terkait dengan Membersihkan dan Menyimpan Trolly