Pengertian Tata Graha Hotel - Tanggung Jawab, Struktur Organisasi , Tugas dan wewenang Beserta Pembagian Tugas dalam Tata Graha Hotel

Pengertian Tata Graha

Istilah tata graha berasal dari kata tata yang artinya menata atau mengatur, dan graha adalah rumah/wisma/hotel (bangunan).Dalam bahasa inggris tata graha disebut Housekeeping, dimana house sama artinya dengan rumah/hotel/wisma dan keeping sama artinya dengan memelihara atau merawat.
Housekeeping yang dimaksud adalah departemen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, memperbaiki kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar tampak rapi, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.Housekeeping berasal dari bahasa Inggris (House artinya rumah atau bangunan dan Keeping artinya memelihara, merawat, dan menjaga).  Sehingga Housekeeping adalah memelihara rumah. . Namun dalam aplikasinya tidak hanya bangunan rumah yang mendapat perawatan tetapi juga segala isi perabot di dalam bangunan rumah tersebut.Pengertian Housekeeping secara luas dalam jangka pendek dapat diartikan sebagai kegiatan menjaga, memelihara dan merawat kebersihan, kerapihan dan kelengkapan suatu bangunan, baik indoor maupun outdoor, agar selalu tampak bersih, terasa nyaman, hygiene dan asri. Bangunan yang dimaksud dapat berupa rumah, apartemen, gedung perkantoran, hotel, rumah sakit, kompleks pabrik, pusat perbelanjaan dan lain-lain.

 Bagian Tata Graha (Housekeeping) berasal dari kata tata yang artinya menata atau mengatur dan graha adalah rumah/wisma/hotel. Dalam baha inggris, tata graha disebut Housekeeping. House sama artinya dengan rumah/wisma/hotel, dan Keeping berarti memelihara atau merawat. Jadi Housekeeping adalah salah satu bagian yang mempunyai peranan dan fungsi yang cukup vital dalam memberikan pelayanan kepada para tamu, terutama yang menyangkut pelayanan kenyamanan dan kebersihan ruangan hotel. Dalam melaksanakan tugas-tugas di bidang pelayanan kenyamanan dan kebersihan ruangan hotel, maka bagian-bagian lainnya yang terdapat di hotel, seperti Minuman (Food & Beverage), bagian Engineering, bagian Akunting dan bagian Personel.

 

Baca Juga: Tugas atau Job Description dalam Organisasi Housekeeping Department Secara Lengkap

            Tanggung jawab bagian Tata Graha dapat dikatakan mulai dari pengurusan tentang bahan-bahan yang terbuat dari kain seperti taplak meja (table cloth), sprei, sarung bantal, korden, penjaga kerapihan, dan kebersihan ruangan beserta perlengkapannya, sampai pada program pengadaan/penggantian peralatan dan perlengkapan, serta pemeliharaan seluruh ruangan hote. Melihat ruang lingkup tanggung jawab bagian Tata Graha tersebut, maka yang dimaksud dengan ruangan ruangan hotel terdiri dari kamar-kamar tamu, ruangan rapat, ruangan umum seperti lobby, corridor, restaurant yang kesemuanya itu disebut sebagai front-of the-house. Disamping itu, bagian Tata Graha juga bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapihan bagian back-of-the house, di samping itu, bagian, Tata Graha juga bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapihan bagian back-of-the-house seperti bagian dapur, ruanga`n makan karyawan-tuangan ganti pakaian karyawan, ruangan kantor dan sebagainya.

            Berkaitan dengan peranan dan fungsi bagian Tata Graha, maka para karyawan bagian Tata Graha dituntu untuk meiliki prilaku, pengetahuan, dan ketrampilan tentang bagaimana menjaga kerapihan dan kebersihan ruangan hotel dengan menggunakan teknik dan prosedur, serta peralatan yang benar. Dengan demikian dapat menjamin kualitas pelayanan yang sesuai dengan keinginan tamu.
            Dalam buku ini tidak akan dibahas tentang kegiatan-kegiatan Tata Graha yang bersifat teknis, tetapi lebih dititik beratkan pada pembahasan kegiatan-kegiatan manajerial yang strategis untuk meningkatkan kualitas pelayanan bidang tata graham untuk itu, terlebih dahulu disajikan struktur organisasi bagian Tata Graha. Untuk itu, terlebih dahulu disajikan struktur organisasi bagian Tata Graha, dengan demikian dapat dipahami lebih jelas tentang fungsi dan peranan bagian Tata Graha hotel.

 

Tanggung Jawab Bagian Tata Graha

Tanggung jawab bagian tata graha dapat dikatakan mulai dari pengurusan tentang bahan-bahan yang terbuang dari kain seperti taplak meja, sprei, sarung bantal, korden, menjaga kerapian dan kebersihan ruangan beserta perlengkapannya, sampai pada program pengadaan, penggantian peralatan dan perlengkapan, serta serta pemeliharaan seluruh ruangan hotel.
Melihat ruang lingkup tanggung jawab bagian tata graha tersebut, maka yang dimaksud ruangan-ruangan hotel terdiri dari kamar-kamar tamu, ruang rapat, ruang umum seperti lobby, corridor, restoran yang kesemuanya itu disebut sebagai front of the house. Di samping itu, bagian tata graha juga bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapian bagian back-of-the-house seperti bagian dapur, ruang makan karyawan, ruang ganti pakaian karyawan, ruang kantor dan sebagainya.
 
Tugas dan tanggung jawab Housekeeping saling berhubungan demi menciptakan kinerja yang baik sehingga semua pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan utama yaitu tamu merasa puas akan pelayanan yang diberikan.

a.    Tugas bagian tata graha atau Housekeeping :

1. Menciptakan suasana hotel yang bersih, menarik nyaman, dan aman.
2. Memberikan pelayanan dikamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
3. Memilih dan menentukan cleaning equipment dan cleaning material yang sesuai dengan kebutuhan.
4. Mengusahakan terbinanya kerja sama antar semua department yang ada di hotel.
5. Penyiapan, penataan, dan pemeliharaan kamar yang bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum hotel
   

 
b.    . Tanggung jawab housekeeping antara lain meliputi:

1.  Ruang tamu (guest room)
2. Gang (corridor)
3. Restoran dan Banguet (Restaurant dan Benguet hall)
4. Toilet umum
5. Ruang kantor
6. Toilet karyawan
7. Loker karyawan
8. Taman didalam dan diluar ruangan
9. Kolam renang
10. Ruang laundri
11. Kantor-kantor manajemen
12. Ruang linen dan ruang jahit
13. Halaman parkir
    

Berkaitan dengan peranan dan fungsi bagian tata graha, maka para karyawan bagian tata graha di tuntut untuk memiliki perilaku,  pengetahuan, dan keterampilan tentang bagaimana menjaga kerapian dan kebersihan ruangan hotel dengan menggunakan teknik dan prosedur serta peralatan yang benar. Dengan demikian dapat menjamin kualitas pelayanan yang sesuai dengan keinginan tamu.

 Struktur Organisasi Hotel

Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukan bagian- bagian yang ada dalam organisasi, dan susunan orang-orang dengan jabatannya masing-masing dalam setiap bagian yang mempunyai kesepakatan bersama secara formal (dalam organisasi formal) untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam rangka mencapai tujuan organisasi dimana orang-orang tersebut berada.
 
Adapun organisasi itu sendiri memiliki pengertian, sebagai suatu wadah orang-orang yang terdiri atasan dan bawahan untuk saling bekerja sama dengan menggunakan prinsip-prinsip organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa struktur organisasi itu merupakan wadah orang-orang yang saling bekerja sama dalam mencapai tujuan organisasi. Adapun yang dimaksud dengan prinsip-prinsip organisasi adalah :

1. Prinsip kesatuan komando
2. Prinsip pembagian divisi kerja yang jelas
3. Prinsip rentang kendali
4. Prinsip pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
   

Strukture Organisasi Hotel

Tugas dan wewenang dalam Tata Graha Hotel

1. Executive Housekeeper

Executive housekeeper adalah jabatan seorang yang bertanggung jawab terhadap kelancaran oprasional bagain tata graha. Seperti layaknya seorang manajer, executive housekeeper selalu berusaha memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang telah digariskan oleh manajemen. Sumber-sumber tersebut termasuk sumber daya manusia, energi, uang waktu, metode kerja, material, energi dan peralatan yang pada dasarnya dapat dikatakan dalam jumlah yang terbatas.
Oleh karena keterbatasan tersebut maka executive housekeeper selalu berusaha memanfaatkan secara efektif dan efisien. Harapan-harapan tamu yang menginap di hotel dewasa ini dirasakan semakin bertambah seiring dengan perkembangan usaha perhotelan dewasa ini.

 
2. Bagian Ruangan Tamu (room section)

Bagian ruang tamu (room section) mempunyai tanggung jawab untuk menjaga dan atau kebersihan, kerapian, dan kelengkapan kamar, kamar tamu. Adapun petugas yang melaksanakan pembersihan, merapikan dan melengkapi kebutuhan tamu dikamar (seperti sabun mandi, handuk, dan keperluan-keperluan lain) adalah pramugraha atau roomboy. Sedangkan pengawasan terhadap proses pekerjaan yang dilaksanakan oleh roomboy tersebut adalah room supervisor.

3. Bagian Ruangan Umum (Public Area Section)

Bagian ruangan umum (public area section) adalah bagian yang mempunyai tanggung jawab menjaga dan atau memelihara kebersihan, kerapian dan kelengkapan kebutuhan ruangan umum.

 
4. Bagian Linan (Linen Section)

Bagian linan (linen section) adalah bagian yang bertanggung jawab atas penyuimpanan, penyediaan, kelengkapan, kebersihan dan kerapian seluruh jenis-jenis linan yang dibutuhkan untuk seluruh jenis-jenis linan yang dibutuhkan untuk keperluan operasional hotel. Bagian linan juga memberikan masukan-masukan ataupun saran-saran tentang kualitas jenis linan yang akan dibeli.

a. Jenis-Jenis Linan
1.    Linan kamar tidur (bedclinen)

• Sprei (sheet)
• Sarung bantal (pillow case)
• Selimut (blanket)
• Bed cover (penutup tempat tidur)
• Tilam kasur (mattres pad)
  

 
2.    Linan kamar mandi

• Handuk mandi (bath towel)
•  Handuk tangan(hand towel)
• Handuk muka(face towel)
• Alas kaki/keset(bath mat)
  

3.    Linan restoran

• Taplak meja (table cloth)
• Guest napkin
• Tray cloth
• Service napkin, dan sebagainya
  

Dan penugasan linan atau pembersihan linan ini dilakukan setiap saat tamu hotel check out, dan atau setelah menggunakan fasilitas dari linan tersebut.
 
4.    Bagian Binatu (Laundry)

Bagian binatu (laundry) mempunyai tanggung jawab melaksankan pemeliharaan seluruh jenis linan yang dipergunakan oleh oprasional hotel. Pemeliharaan tersebut dilakukan dengan cara pencucian, pengeringan, dan pelipatan sehingga siap unuk dipergunakan.
Disamping melakukan pemeliharaan seluruh jenis-jenis linan yang digunakan oleh hotel, bagian binatu juga menerima pekerjaan cucian pakaian tamu (valet), dan juga pencucian pakaian seragam karyawan hotel.

5. Kebutuhan Jumlah Pramugraha
Kegiatan menentukan jumlah pramugraha (roomboy) yang diperlukan untuk membersihkan kamar dalam tingkat huni kamar tertentu, dapat disebut staffing. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam menetukan jumlah pramugraha, ialah :

• Menetukan luas keadaan kamar yang akan dibersihkan.
• Menetukan jenis pekerjaan apa yang akan dilakukan, seperti membersihkan debu kamar (dusting), membersihkan karpet (vacuuming).
  

Jenis dan frekuensi pembersihan ruangan

• Tingkat kemampuan pramugraha, seperti keterampilan, pengetahuan dan perilaku dalam melaksanakan tugasnya yang pembersihan kamar dengan peralatan pembersihan yang tersedia.
• Waktu atau jam produktif yang dipergunakan setiap pramugraha. Waktu produktif adalah jumlah waktu keseluruhan kerja dalam satu shift yaitu 8 jam/480menit.
  

Pembagian Tugas dalam Tata Graha Hotel

1. Executive Housekeeping

• Bertanggung jawab atas jalannya operasional area housekeeping departement
• Mengawasi jalannya operasional housekeeping department
• Membuat laporan daily productivity pada housekeeping department
  

 
2. Assistant Housekeeper

• Membantu executive housekeeping dalam menjalankan tugasnya
• Mengawasi pengadaan barang yang dugunakan pada housekeeping department
• Menyusun project yang dilaksanakan oleh Room Attendant dan Public Area Attendant
  

3. Housekeeping Supervisor

• Mengawasi pekerjaan room attendant
• Mengecek kebersihan kamar tamu
• Mengecek tamu penting (VIP Guest) yang menginap di hotel
• Menangani keluhan tamu
• Mengawasi pekerjaan Public Area Attendant
• Bertanggung jawab atas floor section
• Membuat room work sheet
  

4. Room Attendant

• Membersihkan kamar tamu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh pihak hotel
• Melakukan prosedur Turndown service pada waktu sore hari
• Menjaga kebersihan pantri pada floor sectionnya masing-masing
• Memelihara dan menjaga kebersihan serta kelengkapan peralatan yang digunakan
  

 
5. Public Area Attendant

• Menjaga kebersihan lobby area
• Menjaga kebersihan area karyawan
• Menjaga kebersihan area umum yang ada di hotel
• Menjaga kebersihan loker karyawan
  

6. Public Area Attendant

• Menjaga kebersihan lobby area
• Menjaga kebersihan area karyawan
• Menjaga kebersihan area umum yang ada di hotel
• Menjaga kebersihan loker karyawan
  

 
7. Gardening Section

• Merawat tanaman
• Mengatur penempatan tanaman
• Mengembangkan tanaman
  

8. Swimming pool section

• Menjaga kebersihan kolam berenang
• Menjaga kerapian kolam berenang
• Menjaga kenyamanan kolam berenang
  

Bagian Housekeeping dan Fasilitas Kegiatan

House Keeping dibagi menjadi beberapa seksi

1.  Room Section    : Bagian kamar-kamar room section disebut Floor/Area Section.
2. Houseman    : Bagian yang membersihkan public space and all area dan penataan ruangan event.
3. Linen & Uniform    : Bagian yang menangani linen-linen yang digunakan di kamar-kamar tamu maupun fasilitas yang ada di food & beverage serta mengurus pakaian seragam dari seluruh pegawai hotel.
4. Gardener    : Bagian yang menangani taman dan kebun.
5. Pool Section    : Bagian yang menangani kolam renang.
6. Incinerator Section    : Bagian pengelolaan pembakaran sampah.
7. Upholstery Section    : Bagian reparasi mebel, karpet.
   

Fasilitas dan Kegiatan

1. Public Area - Seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapian, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant, meeting room, garden, parking area dan fasilitas untuk karyawan hotel.
2. Room section - Seksi    yang    mempunyai    tanggung    jawab    untuk    mempersiapkan    dan menjaga kebersihan, kerapian dan kelengkapan kamar tamu.
3. Laundry - Seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor.
4. Linen    dan Uniform - Seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola sirkulasi dan penyediaan seluruh linen dan uniform bagi karyawan.
5. Florist - Seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga- bunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.
   

Baca Juga: Struktur Organisasi Housekeeping Serta Tugas Dan Tanggung Jawab Secara Lengkap

 

 Penelusuran yang terkait dengan tata graha

• siapa yang membantu pimpinan tata graha
• manajemen tata graha
• fungsi tata graha
• tata graha hotel pdf
• sebutkan 4 fungsi dan tanggung jawab bagian tata graha hotel
• apa tujuan adanya tata graha
• komponen-komponen dalam tata graha
• jelaskan komponen-komponen dalam tata graha

Bagikan Artikel ini